Como organizar tarefas e mapear o fluxo de demandas?

Observamos que organizações de diversos segmentos enfrentam desafios sobre como organizar tarefas e gerenciar solicitações de naturezas distintas utilizando um processo único. Frequentemente, essa abordagem centralizada pode gerar ineficiências, onde iniciativas estratégicas disputam recursos diretamente com a rotina diária.

A otimização, neste cenário, surge da organização da visão sobre o que está sendo executado. Para trazer clareza à gestão, sugerimos categorizar o fluxo de trabalho em quatro grupos principais, aplicando a metodologia adequada para cada necessidade:

1. Demandas de Projeto (Transformação)

São iniciativas temporárias, com início e fim definidos, destinadas a criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Para garantir a entrega, a metodologia deve se adequar às características do escopo:

• Preditivo (Waterfall): Indicado quando o escopo é bem definido e a previsibilidade de custos e prazos é mandatória (ex: obras, infraestrutura).
• Adaptativo (Ágil/Híbrido): Indicado para cenários onde o produto evolui durante o desenvolvimento, permitindo ajustes de rota baseados em feedback (ex: software, novos produtos).

Segmentar estas demandas é essencial para proteger os recursos dedicados à mudança estratégica, evitando que sejam consumidos pela rotina.

2. Demandas de Operação (Estabilidade e Serviços)

Diferente do projeto, a operação é contínua e repetitiva, visando manter o negócio funcionando. Aqui, o framework ITIL (Information Technology Infrastructure Library) oferece a melhor estrutura para organização.

O ITIL ajuda a distinguir, por exemplo, o que é um Incidente (algo parou de funcionar e precisa de reparo imediato) do que é uma Requisição de Serviço (solicitação padrão, como acesso ou instalação). Ao estruturar um Catálogo de Serviços e definir Acordos de Nível de Serviço (SLA), a organização ganha previsibilidade e consegue medir a qualidade e a disponibilidade da entrega, garantindo que a sustentação do negócio não seja negligenciada.

3. Demandas de Inovação (Complexidade)

A inovação lida com o desconhecido. É considerada um domínio "Complexo" porque a relação entre causa e efeito só é percebida após o evento ocorrer, não sendo possível prever o resultado com exatidão através de planejamento tradicional.

O framework Cynefin ajuda a organizar essas demandas ao indicar que, neste domínio, a abordagem correta é "Sondar-Perceber-Responder". Em vez de grandes planos, a gestão deve fomentar ciclos curtos de experimentação (Provas de Conceito - PoC, Prototipagem). O objetivo é validar hipóteses rapidamente. Separar este fluxo evita que a rigidez dos processos operacionais sufoque a descoberta de novas soluções.

4. Demandas Administrativas (Suporte ao Fluxo)

Envolvem áreas como Jurídico, Compras, Recursos Humanos e Financeiro. Embora sejam processos de apoio, elas interagem diretamente com os outros fluxos: um projeto depende de uma contratação (Compras/Jurídico) e a operação depende de insumos (Financeiro).

A oportunidade aqui está em mapear essas interações e aplicar princípios de Lean Office para reduzir tempos de espera. Quando tratamos essas demandas com padronização e clareza de prazos, removemos gargalos que frequentemente atrasam tanto os projetos estratégicos quanto a operação diária.

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Conclusão: Saber como organizar tarefas e classificar o fluxo de demandas é um exercício de inteligência organizacional. Ao aplicar o processo correto para cada tipo de trabalho, a empresa ganha velocidade na inovação, estabilidade na operação e eficiência no suporte, atuando de forma integrada.